berikut kami rangkum beberapa hal penting yang dipersiapkan Tim milenial Yayasan Dharma Kasih Jakarta Timur agar event berjalan dengan sukses, diantaranya :
1. Set-Up General Meeting
Tujuan dari general meeting adalah menentukan pondasi dan konseptual event. Rapat ini penting dilakukan untuk memastikan hal-hal apa saja yang dibutuhkan dan konsep event apa yang diharapkan. Jika general meeting Anda sukses, kemungkinan besar event Anda akan sukses.
Selanjutnya, hasil dari general meeting yang berupa kesepakatan-kesepakatan mendasar akan menjadi blueprint untuk EO dalam merancang acara. Blueprint akan dibawa ke internal meeting EO untuk diturunkan dari perencanaan konseptual menjadi perencanaan teknis dan dibagi kepada setiap divisi dalam tim EO.
2. Perencanaan Anggaran Biaya
Penentuan anggaran di awal penting untuk mengontrol pembelanjaan agar anggaran tidak melebihi uang yang dimiliki.
Setelah merencanakan anggaran bersama, tim EO harus segera membagi anggaran tersebut ke setiap divisi. Anggaran digunakan untuk keperluan biaya operasional persiapan event organizer.
3. Membuat Check List
Banyak hal yang harus dikerjakan dalam mempersiapkan sebuah event. Agar tidak ada satupun pekerjaan yang terlewat, harus dipastikan bahwa ketua panitia, ketua divisi sampai anggota divisi memiliki checklist dalam mengerjakan tugas-tugasnya. Tidak adanya checklist bisa menjadi akar masalah tidak terlaksananya suatu pekerjaan karena memori ingatan manusia yang terbatas.
4. Pembagian Timeline Kerja
Persiapan event organizer memerlukan kerja sama tim yang baik. Agar tidak ada pekerjaan yang terlambat diselesaikan, perlu dibuat timeline kerja. Dokumen ini berisi pembagian tugas setiap anggota tim serta checklist apa saja yang dikerjakan dan ditentukan waktu pengerjaannya.
Jika timeline kerja tidak disusun dengan baik, bisa jadi hal-hal yang harus dipersiapkan jauh-jauh hari tidak terlaksana karena dikerjakan mendekati hari-H.
5. Membuat Rundown Acara
Setiap acara, agar berjalan secara sistematis dan terjadwal harus memiliki rundown atau susunan acara yang jelas. Rundown harus dipersiapkan dari awal setelah general meeting. Seiring berjalannya waktu, rundown bisa terus diperbarui karena tidak semua yang direncanakan berjalan sesuai keinginan seperti lokasi acara berubah, pembicara atau pemateri yang tidak bisa hadir, sampai konten acara yang berubah.
6. Siapkan Media Promosi
Lakukan promosi dan publikasi di banyak tempat. Media promosi yang dapat dipakai dan relatif murah adalah media digital dengan beriklan, menyebarkan konten promosi ke komunitas dan grup terkait, serta meminta influencer untuk mempromosikan acara Anda lewat media digital mereka. Semakin bagus promosi yang Anda buat makan semakin besar kemungkinan acara Anda akan dikunjungi oleh banyak orang.
Perlu diingat bahwa membuat acara yang sukses tidak hanya saat acara berlangsung saja tetapi lebih jauh saat perencanaan dan persiapan event organizer yang matang dengan kerja sama tim yang baik.
Semoga bermanfaat.